Инструкция по использованию платформы Qooqa

Поздравляем вас — вы стали пользователем Qooqa! Теперь ваш процесс рекрутмента будет приносить быстрый результат и удовольствие.

Для того, чтобы AI рекрутер мог назначать вам встречи с Отобранными кандидатами, ему важно видеть свободные слоты в вашем календаре.

Зайдите в Мой Профиль в ATS Qooqa, нажав на вашу иконку в правом верхнем углу

В Моем профиле:

• выберите ваш часовой пояс
• вставьте ссылку на ваш календарь в поле Link to Cal.com
• сохраните данные

Все! Настройка календаря завершена. Теперь AI рекрутер сможет информировать кандидатов о свободных слотах в вашем календаре, согласовывать время и назначать/переносить или отменять встречи.

Важно: собеседования назначаются сотрудникам вашей компании, которые внесены в Вакансию, закладка Найм, в поле Интервьюеры. Интервьюеров может быть несколько, тогда AI рекрутер подберет свободный слот для всех участников.

При создании календаря у всех участников процесса должен быть единый тип события и продолжительность. В противном случае, модель будет опираться на данные первого сотрудника в списке Интервьюеры.

Примечание: если политики вашей компании не допускают использование cal.com, пожалуйста обратитесь к вашему личному менеджеру.

1. Что сделать на НН

Разместите вакансии, которые вы хотите передать в работу AI рекрутеру Qooqa на НН в стандартном режиме. При создании вакансии, учтите следующие моменты:

• Чат с соискателями — включен, возможна переписка после отклика
• Открытые контакты в откликах
• Отключить авторазбор

Переведите вакансии на менеджера Ольга Кука. Это обязательно, без этого модель не сможет начать общаться с кандидатами. В случае, если вакансия перейдет в архив, Ольга Кука не сможет общаться с кандидатами.

2. Как создать вакансию в Qooqa

Выберете опцию "Добавить" на странице Вакансии

Заполните все предложенные поля:

• Должность: название вакансии
• Отдел: департамент/отдел, к которому относится вакансия. Выберете из списка или введите свой департамент/отдел

Нажмите "Создать". Вакансия появится на общей доске вакансий

Нажмите кнопку "Вакансия" в правом углу карточки, чтобы попасть в детали

Заполните необходимые поля закладки "Найм", "Описание вакансии", "Стоп факторы"

Важно: именно на эту информацию внутри карточки вакансии будет опираться AI рекрутер во время собеседования и отбора кандидатов.

Заполните все поля в Закладке Найм:

• Место работы: в свободной форме
• Тип занятости: из предложенного выпадающего списка
• Цель: количество нужных сотрудников
• Проходной рейтинг: это минимальный балл, который должен получить кандидат для прохождения в следующий этап. На эту систему оценки опирается AI рекрутер при принятии решения "Отклонить" или "Отобрать" кандидата.

Если у вас большая воронка и вы хотите рассматривать только максимально соответствующих требованиям кандидатов, мы рекомендуем поставить 5 звезд. Если вы готовы быть гибкими к опыту, поставьте 3 или 4 звезды. Вы всегда можете скорректировать этот параметр оценки в процессе работы.

• Ссылка на HeadHunter: это ссылка на вашу вакансию, размещенную на сайте НН
• Отдел: отдел, к которому относится вакансия
• Рекрутер: ответственный рекрутер по вакансии. Можно менять в случае необходимости, например отпуск или другая причина отсутствия
• Интервьюеры: сотрудники компании, которые будут проводить интервью при переводе карточки кандидата в столбик "Интервью"

Внесите описание вакансии в текстовом свободном формате. Важны не общие фразы, а четкий функционал специалиста, требования и условия. Избегайте не конкретных формулировок.

Для максимально корректной работы модели рекомендуем использовать формат:

• О компании:
• Требования:
• Обязанности:
• Условия:
• Ответы на часто задаваемые вопросы:

Требования — избегайте общие размытые слова:

• Отличные коммуникативные навыки.
• Способность работать в команде.
• Умение быстро обучаться.
• Высокий уровень ответственности.

Описывайте конкретные требования:

• Минимум 2 года опыта работы с популярными CRM-системами (например, Salesforce, Zoho CRM).
• Законченное высшее образование
• Опыт работы в поддержке не менее 1 года
• Уровень владения русским языком не ниже C1 по шкале CEFR
• Скорость печати мин 200 знаков в минуту

Обязанности — избегайте общие размытые слова:

• Решение вопросов клиентов и предоставление поддержки.
• Обеспечение высокого уровня удовлетворенности клиентов.
• Обработка запросов и жалоб.
• Обучение и консультирование клиентов.

Описывайте конкретные действия:

• Быстро и профессионально реагировать на обращения клиентов по телефону или через чат (KPI ответа не более 60 мин), предоставлять необходимую информацию и решения.
• Вести учет всех запросов и жалоб в системе CRM, следить за их своевременным решением и обновлять статус заявок (KPI каждые 60 мин).
• Помогать клиентам с настройкой и использованием продуктов или услуг компании, решать технические проблемы и давать рекомендации по устранению неполадок.
• Собирать обратную связь от клиентов для улучшения качества обслуживания, анализировать частые вопросы и проблемы, предлагать решения для улучшения процессов обслуживания.

Ответы на часто задаваемые вопросы:

Добавьте в этот блок всю необходимую информацию о компании, которую AI сможет рассказать кандидатам, в случае их вопросов. Как правило самые частые вопросы кандидатов:

• Адрес офиса
• График работы
• Какие следующие этапы отбора?
• Какой у вас испытательный срок?
• Есть ли обучение/возможности развития?
• Сколько сотрудников в компании/отделе?
• Кому я буду подчиняться и пр.

Если вы внесете всю эту информацию в описание вакансии, AI рекрутер сможет использовать ее в работе. Если кандидат задаст вопрос в процессе интервью, на который не будет указан ответ в описании вакансии, AI рекрутер проинформирует его о том, что это можно обсудить на следующем этапе собеседования.

Это критерии или признаки, по которым кандидат однозначно не подходит для вакансии. К таким факторам могут относиться: гражданство, местонахождение, зарплатные ожидания.

Оптимально прописывать Стоп факторы в формате конкретного требования. Например:

• Не смотрим кандидатов из г. Москва
• Смотрим только граждан "страна"
• Смотрим кандидатов с зарплатными ожиданиями до 130 000 руб нетт

Не дублируйте в Стоп факторах требования из Описания вакансии. Если в вашей компании нет таких жестких ограничений — оставьте это поле пустым.

Сохранение данных: Обязательно нажимайте значок "облачко" в верхней панели для сохранения всей внесенной информации.

Все! Вакансия создана и слинкована с НН. С этого момента все отклики, приходящие на НН, будут обрабатываться AI рекрутером.

Вам остается только контролировать процесс и получать нужный результат.

Вы видите весь рабочий процесс работы с откликами на платформе Qooqa.

Количество кандидатов в работе отражается в карточке вакансии

При нажатии на "Кандидаты" вы попадаете на доску с пошаговыми статусами.

Вся работа, которая ведется AI рекрутером отражается в четырех первых статусах:

• На рассмотрении — кандидаты, с которыми AI рекрутер ведет диалог и еще не принято решение
• Отклонен — кандидаты которые не соответствуют требованиям или сами отказались от вакансии
• Одобрен AI — кандидаты, успешно прошедшие собеседование
• Интервью — кандидаты, одобренные вами на встречу. Согласование времени ведет AI рекрутер, опираясь на календарь выбранного Интервьюера в закладке "Найм"

Все остальные статусы настраиваются вами самостоятельно, в зависимости от вашего рекрутмент процесса. В них не работает AI рекрутер.

Каждое интервью AI рекрутер проводит с персональным набором вопросов для конкретного кандидата, опираясь на описание вакансии и резюме кандидата.

После завершения интервью, AI рекрутер анализирует данные из резюме и интервью и принимает решение:

• ставит ему оценку по 5 бальной скрининговой системе
• готовит саммари по опыту
• перемещает карточку кандидата в статус Отклонен или Одобрен AI

Для кандидата все интервью AI рекрутер завершает фразой в формате: "Спасибо за ваше время. Мы вернемся с решением в течении 1-2 дней"

Статус "На рассмотрении": Это все кандидаты, с которыми еще ведется коммуникация и не завершено интервью.

Статус "Отклонен": Если AI рекрутер поместил кандидата в статус "Отклонен", отказ кандидату направится автоматически через 4 дня после завершения интервью. Таким образом, если вы не согласны с решением AI рекрутера — вы можете в течении 4 дней перенести кандидата в статус "Одобрен" и принимать по нему решение.

В этом случае важно понять, почему AI принял неверное на ваш взгляд решение по кандидату, изучить блок "Оценка кандидата" и скорректировать требования или выбранный рейтинг.

Для удобства карточки кандидатов подсвечиваются цветами:

• Желтый — отклонен AI, но еще не направлен отказ в теч 48 часов
• Красный — отклонен AI и направлен отказ по истечению 48 часов
• Пурпурный — кандидат сам отказался от вакансии

Статус "Отобран AI": Если AI рекрутер поместил кандидата в статус "Отобран" он находится там до вашего решения. Вы можете переместить карточку кандидата в "Отклонен" — кандидату сразу уйдет уведомление об отказе или перенести в колонку "Интервью", в этом случае, AI рекрутер сразу направит кандидату опции для встречи из календаря Интервьюеров.

Для удобства карточки кандидатов, кто находится в статусе Отобран более трех дней подсвечиваются оранжевым цветом

Статус "Интервью": Кандидатов, с которыми вы готовы встретиться вы переносите в статус Интервью. В этот же момент AI рекрутер Qooqa связывается с кандидатом и предлагает ему свободные опции для встречи из вашего календаря.

Согласовав дату и время AI рекрутер направит всем участникам встречи подтверждение в календарь. Дополнительно детали встречи будут направлены кандидату в диалог.

Для удобства, карточки кандидатов, с которыми уже согласована встреча, подсвечиваются Зеленым цветом.

Карточки кандидатов без цвета означают, что встреча еще не назначена, идет процесс согласования.

Нажав на карточку кандидата, вы получаете всю необходимую информацию:

• Резюме кандидата (в случае если вы не видите слева резюме кандидата, нажмите одновременно command и минус)
• Поля с общими данными, подгружаются из резюме кандидата и интервью

И три поля, которые AI рекрутер формирует в результате собеседования:

• Оценка кандидата (от AI)
• Краткое резюме
• AI интервью

Вы можете открыть каждую закладку и ознакомится со всей представленной информацией.

В нижней части карточки кандидата вы можете:

• запланировать действие по данному кандидату
• остановить коммуникацию AI с данным кандидатом
• оставить свои комментарии
• увидеть все приложенные файлы и добавить дополнительные
• увидеть историю работы с кандидатом с датами

Для повышения конверсии в системе Qooqa настроены триггерные рассылки и AI всегда свяжется с кандидатом дополнительно в следующих случаях:

• Если кандидат не отвечает на первое сообщение в течении 24 часов
• Если кандидат перестает отвечать в процессе собеседования, через сутки уточняется его готовность продолжить
• За день до встречи отправляется напоминание о планируемом интервью

Вы можете в любой момент остановить работу AI:

• со всеми кандидатами по вакансии, с возможностью повторного запуска работы AI с данной вакансией, но уже с новыми входящими откликами (в карточке вакансии)

• с конкретным кандидатом, без возможности восстановления коммуникации (в карточке кандидата)

Если вы закрыли вакансию и сделали оффер кандидату, вы можете остановить работу AI в карточке вакансии и перенести ее в архив. Для этого нажмите на три точке в правом углу карточки вакансии и выберите "Архив"

AI-рекрутер Qooqa следит за всеми важными событиями и отправляет уведомления на почту рекрутера, указанного в карточке вакансии. Это помогает вам не упустить важное — и всегда быть в курсе, когда нужно подключиться вручную.

Qooqa отправляет 4 типа уведомлений:

1. Архивация вакансии на hh.ru — предупреждение за 3 дня

Если вакансия на hh.ru скоро будет автоматически отправлена в архив, Qooqa заранее — за 3 дня пришлёт письмо с напоминанием.

Что важно:

• Если вакансия архивируется, AI не сможет продолжать общение с кандидатами.
• Вы можете либо обновить вакансию на hh.ru, либо сознательно оставить её неактивной — если выбор кандидата уже сделан.

2. Нестандартные кейсы в диалоге с кандидатом

Иногда кандидат отказывается общаться в чате и, например, предлагает созвониться. В таких случаях:

• Qooqa однократно предложит остаться в чате
• Если кандидат отказывается — Qooqa останавливает диалог
• И отправляет вам уведомление с рекомендацией: при необходимости, свяжитесь с кандидатом вручную

3. Вопрос, на который AI не может ответить

Qooqa умеет отвечать на вопросы кандидатов — если информация есть во вкладке «Описание вакансии». Но если кандидат задаёт вопрос, ответа на который нет, происходит следующее:

• Qooqa вежливо сообщает кандидату, что на этот вопрос можно будет ответить на следующем этапе
• Параллельно вам отправляется письмо с рекомендацией: добавить эту информацию в описание вакансии

Это помогает улучшить коммуникацию с будущими кандидатами — и делает AI более уверенным в диалоге и продаже вашей вакансии.

4. Кандидат из стоп-листа откликнулся на вакансию

Если на вакансию откликается кандидат, который уже находится в стоп-листе (чёрном списке), AI не начинает с ним диалог. Вместо этого вы получите:

• Уведомление на почту
• Информацию о том, что кандидат из стоп-листа откликнулся

Все письма приходят на почту рекрутера, указанного в карточке вакансии. Проверьте, что адрес актуален, и добавьте Qooqa в список доверенных отправителей, чтобы ничего не пропустить.

У нас нет цели в проекте AI Recruiter Qooqa сделать дегуманизацию в рекрутмент-процессе.

На наш взгляд, невозможно нанимать в команду людей без участия людей, потому что люди работают с людьми.

Но Qooqa делает две важные вещи:

1. Дает возможность вашему бизнесу быстро и качественно решать самые разные задачи рекрутмента и нанимать в команду лучших:

• экономия затрат на рекрутмент процесс
• сокращение времени на закрытие вакансии
• возможность быстро оценить рынок и каждого кандидата

2. Предоставляет равные возможности для кандидатов.

Каждый отклик на вашу вакансию будет рассмотрен с точки зрения объективной оценки. Ни один кандидат не останется без внимания. С каждым будет проведено собеседование, и каждый кандидат получит ответы на свои вопросы.

Мы знаем что процесс рекрутмента может быть индивидуальным и у каждой компании свои потребности. Поэтому дополнительно мы предлагаем любую кастомизацию работы AI рекрутера под ваши нужды.

Просто напишите вашему менеджеру или в группу поддержки Qooqa и обсудите детали.

Мы всегда открыты к обратной связи и готовы помочь в любом вопросе.

Спасибо за выбор AI рекрутера Qooqa